Dokumentation – auch das noch?! 8 Strategien des Dokumentierens aus deutschen und neuseeländischen Kitas

Ich forsche nun bereits seit einigen Jahren zu Bildungsdokumentation in Kindertageseinrichtungen und bin dazu oft im Gespräch mit Fachkräften. Nicht selten kann ich meinen Gesprächspartnerinnen das schlechte Gewissen geradezu ansehen, wenn es um die Dokumentation geht. Denn es gehört zu jenen Aufgaben, die unbestritten als wichtig erachtet werden, die aber auch leicht mal in den Hintergrund des Geschehens treten, wenn der Alltag turbulent ist oder allzu viele Kolleginnen krank sind.

So hat die Transformation der Kindertageseinrichtungen von einer Betreuungs- zu einer Bildungseinrichtung viele neue Aufgaben für Fachkräfte mit sich gebracht. Und vielen schon länger bestehenden Aufgaben wird neues Gewicht gegeben oder sie werden anspruchsvoller. Und dazu gehört eben auch die Dokumentation.

Deshalb habe ich mich gefragt, wie einzelne Einrichtungen eine umfassende und hochwertige Dokumentation hinbekommen – trotz gestiegener Anforderungen und wachsender Belastungen. Ausgehend davon habe ich Fachkräfte aus solchen Einrichtungen dazu befragt, wie sie die Bildungsdokumentation in ihren Alltag integrieren. Um eine möglichst große Palette an Strategien des Dokumentierens mit dieser Untersuchung identifizieren zu können, habe ich nicht nur Einrichtungen aus Deutschland einbezogen, sondern auch Kitas aus Neuseeland – dem Mutterland der Lerngeschichten. Lerngeschichten als eine wichtige Form der Dokumentation sind dort ein Dreh- und Angelpunkt der pädagogischen Arbeit.

8 Strategien des Dokumentierens

Insgesamt habe ich mit 24 Fachkräften (je 12 aus Deutschland und 12 aus Neuseeland) gesprochen. Die folgenden 8 Strategien schälten sich bei der Analyse der Interviews heraus:

• Mehrfachnutzung von Dokumentation: Fast alle befragten Fachkräfte berichteten, dass sie eine einmal erstellte Dokumentation an mehreren Stellen nutzen. Dabei wurden vor allem zwei Varianten beschrieben: Erstens werden Lerngeschichten für mehrere Kinder genutzt. Dies ist dann der Fall, wenn eine kleine Kindergruppe gemeinsam eine Aktivität durchgeführt hat oder ein Projekt verfolgt hat. Durch den Austausch von Namen und den Einsatz unterschiedlicher Fotos kann dieselbe Lerngeschichte durch wenige Handgriffe individualisiert und für mehrere Kinder erstellt werden. Zweitens werden Lerngeschichten an mehreren Orten eingesetzt: Zunächst werden sie kurzfristig als Wanddokumentation aufgehängt, die dann bereits im DIN-A4-Format erstellt wird. Dieses Dokument wird dann später als Lerngeschichte in den Portfoliordner des Kindes geheftet.
• Aufteilung der Kinder: In vielen deutschen Einrichtungen werden die Dokumentationsaufgaben im Team aufgeteilt, um zu einer gleichmäßigen Verteilung der Aufgaben unter den Kolleginnen und Kollegen zu gelangen. So beschreiben die Fachkräfte ein System der Bezugserzieherin, bei dem einzelne Fachkräfte für alle Belange einer kleinen Gruppe von Kindern ‚zuständig‘ sind und dazu gehört dann auch die Dokumentation. Im Gegensatz dazu sehen sich die meisten neuseeländischen Fachkräfte lieber alle als zuständig für alle Kinder an. Gerade vor dem Hintergrund des weiter unten beschriebenen Austausches und dem dadurch ermöglichten Einbeziehen verschiedener Perspektiven erscheint es sinnvoll, dass alle gemeinsam auf die Kinder einer Gruppe schauen.
• Formen des Notizenmachens, Standardisierung und Formalisierung: Einige der befragten Fachkräfte berichteten, dass sie ein bestimmtes Verfahren entwickelt haben, mit dem sie systematische Notizen machen, fotografieren und Dokumentationen erstellen. In einigen Einrichtungen in Deutschland wurden gemeinsam Formulare entwickelt, die diese Systematik ermöglichen sollen. Und auch für die spätere Dokumentation – sei es als Lerngeschichte oder als Wanddokumentation – beschrieben die Befragten, dass sie Templates entwickelt haben, so dass sie Fotos und Text schnell zu einer Dokumentation zusammenfügen können und die Gestaltung nicht jedes Mal neu entwerfen müssen. Andere Fachkräfte haben sich ein individuelles System überlegt, mit dem sie die Übersicht behalten können und eventuell sogar Muster im Verhalten der Kinder besser erkennen können. Ein formelles Verfahren beschrieben einige Fachkräfte auch für die Herstellung von Portfolioeinträgen, bei denen sie denselben Eintrag für mehrere Kinder verwenden oder Textbausteine verwenden.
• Begrenzung bestimmter Phasen der Beobachtung und Dokumentation: Eine weitere Möglichkeit, die Arbeit des Dokumentierens zu handhaben, liegt in der Definition bestimmter Dokumentations-Phasen. So beschrieben einige der Befragten, dass sie bestimmte Zeiträume festgelegt haben, zu denen sie beobachten, Lerngeschichten schreiben und Wanddokumentationen erstellen. Das kann entweder eine Phase sein, in der alle Fachkräfte dieser Tätigkeit nachgehen, wie etwa in ‚Dokumentationswochen‘ zum Ende des Kitajahres. Oder die Aktivitäten einzelne Kinder werden zur Vorbereitung eines Elterngesprächs gezielt beobachtet und dokumentiert, um eine Gesprächsgrundlage zu haben. Diese Strategie der Dokumentationsphasen wurde ausschließlich von deutschen Fachkräften berichtet.
• Einander den Rücken freihalten: Angesichts des grundsätzlich von allen befragten Fachkräften empfundenen Zeitmangels beschrieben alle Untersuchungsteilnehmerinnen, dass sie sich mit ihren Kolleginnen absprechen, um kürzere Phasen zum Dokumentieren in den Alltag einbauen zu können. Absprachen untereinander ermöglichen so spontane Arbeitsphasen. Dabei werden Phasen ausgewählt, in denen nicht so viele Fachkräfte benötigt werden, etwa am Nachmittag, wenn weniger Kinder da sind, jüngere Kinder einen Mittagsschlaf halten oder die Kinder im Außengelände weitgehend autonom spielen. Auch hier erweist sich die Zusammenarbeit im Kollegium als wichtige Ressource.
• Prioritäten setzen: Die befragten Fachkräfte arbeiteten alle in Einrichtungen, in denen der Dokumentation einen hohen Stellenwert beigemessen wird. Die Priorisierung von Dokumentation gelingt vor allem deshalb, weil andere, als weniger wichtig erachtete Tätigkeiten hintangestellt oder ganz weggelassen werden. Im engeren Sinne bezieht sich das auf die Dokumentation selbst, die nicht mit rein dekorativen Elementen ‚aufgehübscht‘ wird und für die auch Arbeitszeit aufgewendet werden muss. Diese Reduktion wird aber nicht nur als das Weglassen von etwas verstanden, sondern eher als eine Konzentration auf das Wesentliche. Jedoch nicht nur beim Dokumentieren selbst werden Prioritäten gesetzt, auch was die Tätigkeiten in der Einrichtung betrifft. Konkret bedeutet das, dass bestimmte Aktivitäten die zuvor eine Rolle gespielt haben, einfach nicht mehr stattfinden: Das Basteln von Muttertagsgeschenken oder Laternen für den Umzug entfällt.
• Parallelisieren mit Kinderbetreuung: Neben dem Dokumentieren als zurückgezogene, ruhige Tätigkeit beschrieben alle Befragten aber auch, dass sie gleichzeitig mit den Kindern zusammen sind und dabei dokumentieren. Wie auch der Austausch über Beobachtungen und Dokumentationen teilweise in Anwesenheit von Kindern stattfindet (siehe oben), arbeiten die Fachkräfte auch während der Betreuungszeit an der Dokumentation. Dies wird zum Teil auch gemeinsam mit den Kindern getan, so dass sich Anlässe für Partizipation von Kindern ergeben. Jedoch beschrieben die Befragten unterschiedliche Fähigkeiten und Bedürfnisse der Fachkräfte: So fällt es einigen leicht, auch umgeben von Kindern zu dokumentieren, andere benötigen einen Rückzugsort oder sind in Tätigkeiten involviert, bei denen eine Parallelisierung nicht möglich ist. Als Voraussetzung für das Dokumentieren während der Betreuungszeit beschreiben die Befragten zudem die Verfügbarkeit eines (mobilen) Computers. Die Parallelisierung ist also eine mögliche Strategie, ist jedoch nicht für jeden und nicht zu jeder Zeit möglich.
• Digitalisierung: Durchgängig spielen digitale Werkzeuge bei der Dokumentation eine wichtige Rolle und sind ein entscheidendes Medium der Dokumentation. Dies bezieht sich erstens auf die ganz praktische Ebene der Ausstattung und insbesondere der Verfügbarkeit von Computern in ausreichender Zahl. Gerade die deutschen Befragten thematisieren auch die Möglichkeit, Fotos bzw. Lerngeschichten mit Fotos auszudrucken: Aufgrund der höheren Kosten (im Vergleich zu Abzügen, die im Drogeriemarkt bestellt werden) ist dies oft nicht möglich. Neben der Ebene der Hardware wird aber auch der Einsatz geeigneter Software von den neuseeländischen Befragten als eine wichtige Strategie beschrieben, um zu dokumentieren.
• Austausch im Kollegium: Die Besprechung des Tagesgeschehens mit den Kolleginnen und Kollegen wird von allen Befragten als wichtiger Bestandteil der Arbeit an Dokumentationen beschrieben. Dabei können zwei Hauptmotive unterschieden werden: Erstens geht es darum, sich gegenseitig auf den aktuellen Stand zu bringen und sich gegenseitig über wichtige Ereignisse zu informieren. Zweitens dient der Austausch aber auch dazu, die Aussagekraft und Differenziertheit von Dokumentationen zu erhöhen, da unterschiedliche Perspektiven einfließen können.

Organisatorische Rahmenbedingungen als wichtige Einfklussfaktoren

Insgesamt verdeutlicht die Untersuchung den starken Einfluss der organisatorischen Rahmenbedingungen auf das pädagogische Handeln. Das Vorhandensein bzw. die Abwesenheit bestimmter Ressourcen (Zeit, Austauschmöglichkeit, Computer, Dokumentationssoftware, Digitale Plattformen) bestimmt, welche Strategien angewandt werden bzw. überhaupt angewandt werden können. So ist es für die Fachkräfte aus Deutschland deutlich schwieriger, genügend Zeit für das Dokumentieren einzurichten, weshalb sie schwerpunktmäßig Strategien entwickelt haben, um Zeit zum Dokumentieren zu haben. Dieses Bemühen um Zeitfenster nimmt einen Großteil der Energie für das Dokumentieren in Anspruch, so dass beispielsweise für eine Vertiefung der Aussagekraft und Wirkung von Dokumentation durch den internen Austausch und eine adressatengerechte Interkation mit Eltern darüber hinaus kaum noch Ressourcen zur Verfügung stehen. Pädagogische Qualität, so zeigt sich hier, wird in hohem Maße von den Strukturen und dem Input geprägt.

Besser schlecht dokumentieren als gar nicht dokumentieren?

Inwieweit diese Strategien aus pädagogischer Sicht als sinnvoll zu bewerten sind, sollte diskutiert werden. Im Bemühen um eine Rationalisierung des Dokumentierens angesichts knapper Ressourcen bleiben möglicherweise inhaltliche Ziele auf der Strecke. 

Eine ausführliche Darstellung der Ergebnisse ist jüngst hier erschienen unter dem Titel „Documentation Strategies: Pedagogical Documentation from the Perspective of Early Childhood Teachers in New Zealand and Germany” in Early Childhood Education Journal. Unter diesem Link geht’s zum Artikel: https://rdcu.be/bQ4ht

Die vollständige Zitation lautet:

Knauf, Helen (2019): Documentation Strategies: Pedagogical Documentation from the Perspective of Early Childhood Teachers in New Zealand and Germany. Early Childhood Education Journal. DOI 10.1007/s10643-019-00979-9